De nombreuses entreprises d'accueil font appel à des organismes tiers pour parrainer les stages . Bien que ces organismes tiers soient pratiques, ces entreprises peuvent se demander si et comment elles peuvent devenir elles-mêmes sponsor des stages dans le cadre du visa J-1. La réglementation régissant le programme américain d'échange de visiteurs autorise les « organisations réputées » à demander à devenir un sponsor. Toutefois, il ne s'agit là que de la condition minimale pour pouvoir sponsor programme de stage. La réglementation impose également des exigences supplémentaires en matière d'éligibilité et de conformité au programme d'échange de visiteurs.
Le rôle et les responsabilités du Sponsor d'un stage sous le visa J-1
Les responsabilités du sponsor distinctes de celles de l'hôte. Le tiers sponsor avez peut-être fait appel par le passé était bien plus qu'un simple intermédiaire mettant en relation des étudiants étrangers avec vous, l'employeur d'accueil. En effet, le sponsor un rôle essentiel dans le programme américain d'échanges de visiteurs en s'assurant que le stagiaire et l'hôte respectent l'esprit, les exigences et les objectifs du programme.
Travailler avec les candidats
Le sponsor travaille directement avec les candidats à des stages rémunérés aux États-Unis destinés aux étudiants internationaux. sponsor que l'étudiant ou le jeune diplômé remplit les conditions requises pour effectuer un stage au sein d'organisations américaines, l'aide à faire une demande de visa de visiteur et l'assiste pour comprendre le coût du visa lié au stage aux États-Unis.
Pour les entreprises privées, le Département d'État américain facture des frais de dossier à l'étudiant lorsque celui-ci dépose une demande de visa J-1 auprès de l'ambassade ou du consulat américain de sa région. De plus, le Département américain de la Sécurité intérieure facture sponsor frais à sponsor (qui peuvent être répercutés sur les étudiants) pour l'enregistrement de l'étudiant dans le Système d'information sur les étudiants et les visiteurs étrangers (SEVIS), utilisé pour suivre les étudiants en séjour aux États-Unis.
Les étapes à suivre pour sponsor des stagiaires sponsor en vue de l'obtention d'un visa américain sont les suivantes :
- Sélection et évaluation des candidats: L'organisme sponsor chargé de déterminer l'éligibilité des candidats tant au programme de stage qu'au visa J-1. Cela implique de vérifier leur maîtrise de l'anglais, leur statut d'étudiant ou de jeune diplômé, ainsi que leur situation financière. L'organisme sponsor également s'assurer que le domaine d'études des candidats correspond à la désignation professionnelle du programme de stage.
- Délivrance des documents aux candidats au visa J-1: seul un sponsor délivrer le certificat d’éligibilité au statut de participant à un programme d’échange (J-1), formulaire DS-2019, aux candidats admis dans un programme d’échange. Les futurs stagiaires utilisent ce formulaire pour demander le visa de stagiaire J-1 auprès de l’ambassade ou du consulat américain de leur pays de résidence. Le sponsor également fournir aux stagiaires potentiels un plan de formation/de stage, formulaire DS-7002. Ce formulaire décrit le fonctionnement du programme de travail et le rôle que l'étudiant aura à jouer dans le cadre de ce programme.
Surveillance des programmes d'accueil
En plus d'aider les stagiaires à trouver un parrainage pour le visa J-1 dans les organisations américaines, les parrains contrôlent également les hôtes et les programmes de stage :
- Vérifier la conformité du programme: les organismes parrains doivent s'assurer que le programme de stage de l'organisme d'accueil est conforme à la législation et à la réglementation américaines. Si le programme n'est pas conforme, votre entreprise ne peut pas sponsor de stagiaires sponsor dans le cadre de ce programme. Cette responsabilité s'applique même si sponsor l'organisme d'accueil sont une seule et même entité.
- Accompagnement des stagiaires: une fois que les candidats sont arrivés aux États-Unis, le sponsor veiller à ce que le stagiaire soit intégré, formé, encadré et évalué par l'employeur d'accueil. Le sponsor également rester disponible pour résoudre tout problème ou fournir toute information relative au programme dont les stagiaires pourraient avoir besoin.
Le Département d'État américain prend ces responsabilités très au sérieux. Un sponsor ne s'acquitte pas correctement de ses obligations peut faire l'objet de sanctions, pouvant aller jusqu'à la suspension, voire la révocation, de son statut de parrain.
Ainsi, la première étape pour devenir un sponsor dans le cadre d'un stage sous visa J-1 sponsor à s'assurer que votre entreprise est prête à assumer ces responsabilités et qu'elle dispose d'un plan pour sélectionner les candidats et contrôler la conformité des activités d'accueil.
Le Département d'État américain attend des sponsors qu'ils commencent à mettre en œuvre un programme de parrainage dès que leur demande a été approuvée. En d'autres termes, vous ne devez pas demander à être désigné comme sponsor cas sponsor vous décideriez de sponsor les stagiaires de sponsor entreprise. Le Département d'État considère votre sponsor comme un engagement à commencer à parrainer les stagiaires de votre entreprise dès que cette sponsor aura été accordée.
Conditions requises pour devenir Sponsor dans le cadre d'un stage sous visa J-1
En tant que représentant de l'entreprise, vous devrez fournir les éléments suivants pour que votre candidature en tant que sponsor soit approuvée:
- Conformité: Les promoteurs doivent démontrer leur capacité à respecter et à rester en conformité avec les réglementations du programme d'échange de visiteurs. Pour ce faire, ils doivent généralement présenter des copies de toutes les demandes, de tous les documents et de tous les accords qui seront fournis aux stagiaires étrangers potentiels. En outre, vous devez expliquer comment votre entreprise a l'intention de vérifier l'admissibilité des candidats et de s'assurer qu'ils remplissent les conditions financières et d'assurance requises pour participer au programme.
- Situation financière: Un sponsor être en mesure de s'acquitter de toutes ses obligations financières en tant que sponsor. Pour ce faire, il doit joindre un rapport d'audit établi par un cabinet d'expertise comptable indépendant ou, pour les entreprises nouvellement créées, un bilan établi par un cabinet d'expertise comptable indépendant. Ces documents financiers doivent démontrer que votre entreprise dispose d'une capitalisation suffisante pour couvrir ses dépenses de fonctionnement courantes ainsi que les frais liés à la gestion du programme de stages.
- Expérience: L'agent responsable doit avoir au moins trois ans d'expérience dans les programmes d'échanges internationaux et doit passer une vérification de ses antécédents criminels.
Différences entre un hôte et un Sponsor
Les entreprises qui ne remplissent pas les critères d'éligibilité minimaux ne peuvent pas être agréées en tant que promoteurs de programmes de stages. Elles peuvent toutefois organiser un programme en collaborant avec un sponsor tiers agréé.
En tant qu'hôte, une entreprise doit
- Élaborer un plan: Le programme proposé par l'organisme d'accueil doit permettre aux candidats d'acquérir une formation et une expérience de niveau débutant.
- Informer les sponsors: Les sponsors doivent être informés par l'hôte de tout changement dans le programme ou de toute urgence concernant les participants.
- Respecter les lois: Les hôtes doivent respecter toutes les lois relatives à la santé et à la sécurité au travail.
- Respectez les règles sponsor: l'hôte doit collaborer avec les organismes parrains pour remplir toutes les évaluations obligatoires des stagiaires et se conformer à toute autre sponsor établie sponsor afin de garantir la conformité du programme.
Surtout, les structures d'accueil n'ont pas besoin d'être agréées par le Département d'État américain. Elles sont en effet évaluées par les organismes parrains. Cela permet à des entreprises récentes ou moins expérimentées d'accueillir des stagiaires, même si elles ne remplissent pas les conditions requises pour sponsor stagiaires participant au programme.
Demande d'agrément en tant qu'organisme Sponsor des stages sous le régime du visa J-1
La demande de visa J-1 est préparée et déposée électroniquement à l'aide du système SEVIS. La demande électronique comprend trois parties :
- Informations: Le formulaire de candidature comprend des champs permettant de fournir des informations sur l'entreprise, le responsable du programme et le programme.
- Certifications: Les sponsors potentiels doivent fournir des attestations signées certifiant que leur entreprise remplit les conditions requises pour agir en tant que sponsor qu'elle respectera les lois et réglementations régissant le parrainage.
- Pièces jointes: Les candidats joignent des copies du matériel du programme, des documents de constitution ou de formation de l'entité, des certificats de l'État indiquant que l'entreprise est en règle, des licences commerciales et professionnelles, des organigrammes du programme, ainsi que des rapports d'audit et des états financiers.
Le coût du parrainage du visa J-1 comprend les frais de dépôt de la demande. Ces frais peuvent varier d'une année à l'autre, mais en 2020, les frais de dossier non remboursables s'élèvent à 3 982 dollars.
Maintien de la désignation de parrainage
Une fois que votre entreprise aura obtenu l'agrément en tant que sponsor, elle figurera sur le site web du Département d'État américain. Bien que cette liste indique l'emplacement sponsorchaque sponsor, ceux-ci sont autorisés à placer des candidats auprès d'hôtes partout aux États-Unis. Si votre entreprise dispose de plusieurs bureaux, il suffira qu'un seul site soit agréé pour pouvoir placer des stagiaires dans n'importe quel lieu disposant d'un programme d'accueil conforme. Par exemple, même si votre entreprise figure parmi les sponsors de visas J-1 à Los Angeles, vous pourrez placer des stagiaires dans des bureaux situés ailleurs en Californie ou dans n'importe quel autre État.
Votre entreprise conservera son statut de sponsor agréé sponsor elle respectera la législation et la réglementation régissant le programme d'échange de visiteurs et qu'elle mettra activement en œuvre son programme de stages avec au moins cinq participants par an.
Autres options que celle de devenir Sponsor un stage sous visa J-1
Si votre entreprise ne remplit pas les conditions requises pour devenir sponsor ne souhaite pas assumer la charge que représentent la mise en place et la gestion d'un programme de parrainage, plusieurs alternatives s'offrent à elle :
- Organismes de parrainage tiers: ces organismes disposent de l'expérience et des infrastructures nécessaires pour gérer les relations avec les étudiants étrangers et le Département d'État américain. En confiant les responsabilités liées au parrainage à un sponsor tiers, vous sponsor vous consacrer pleinement à l'élaboration d'un programme de stages qui profitera tant à votre entreprise qu'à vos stagiaires.
- Formation temporaire: Dans certaines circonstances, le visa de stagiaire J-1 n'est pas nécessaire. Par exemple, un stage non rémunéré en vertu d'un visa B-1/B-2 est autorisé pour une formation temporaire d'une durée inférieure à six mois. Toutefois, sachez que le visa B-1 comporte de nombreuses restrictions qui ne vous permettront peut-être pas de mener le même type de programme que celui que vous pourriez être autorisé à mener dans le cadre d'un visa J-1. En particulier, les titulaires d'un visa B-1 ne peuvent pas occuper un emploi rémunéré pendant leur séjour aux États-Unis.
- Formation des étudiants: Les étudiants étrangers qui séjournent aux États-Unis avec un visa d'étudiant (F-1) peuvent occuper des emplois rémunérés en rapport avec leur domaine d'études. Les règles de stage du visa F-1 permettent à ces étudiants de postuler à un emploi rémunéré temporaire après avoir obtenu un document d'autorisation d'emploi auprès du service des douanes et de l'immigration des États-Unis (U.S. Customs and Immigration Service).
Quand faire appel à un organisme tiers Sponsor d'un stage dans le cadre du visa J-1
Conformément aux réglementations et règles du Département d'État américain, ces entreprises d'accueil ont tout intérêt à faire appel à un sponsor tiers sponsor que d'assumer elles-mêmes ce sponsor:
- Entreprises proposant des programmes de petite envergure: étant donné que les organismes parrains doivent placer au moins cinq stagiaires par an, toute entreprise dont le programme compte moins de cinq participants aurait tout intérêt à faire appel à un sponsor tiers. De même, les entreprises qui souhaitent bénéficier de la flexibilité nécessaire pour recruter moins de cinq stagiaires certaines années devront faire appel à un sponsor tiers.
- Entreprises ne disposant pas d'une équipe dédiée aux stages: le Département d'État américain exige que le sponsor des ressources et du personnel nécessaires pour sélectionner les stagiaires avant leur agrément et leur apporter un soutien après leur arrivée. Les entreprises qui ne peuvent pas mobiliser le personnel et les ressources nécessaires pour gérer un programme de parrainage doivent faire appel à un sponsor tiers.
- Les entreprises qui ont besoin d'un grand nombre de candidats: Les parrains tiers font souvent la promotion de programmes proposés par plusieurs hôtes. Bien que cela augmente votre concurrence pour les candidats, cela vous permet également d'accéder à un grand nombre de candidats.
Faites Sponsor dès aujourd'hui à un Sponsor agréé pour le visa J-1
Si votre entreprise a déjà employé des stagiaires étrangers, vous connaissez tous les avantages liés à l'accueil d'étudiants internationaux. Dans un contexte de mondialisation rapide et de marché du travail compétitif, l'accès aux meilleurs candidats à l'emploi, quel que soit leur pays d'origine, est devenu d'une importance cruciale pour de nombreux secteurs d'activité. En outre, la valeur des travailleurs multilingues et multiculturels ne peut être surestimée à mesure que vous étendez votre chaîne d'approvisionnement et vos marchés dans des régions inexploitées du monde.
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