Si la pandemia le ha hecho replantearse la estructura de su lugar de trabajo o cuestionarse la solidez de la flexibilidad a distancia y la huella digital de su empresa, los becarios pueden ser justo lo que necesita. Con ganas de aprender y la perspectiva fresca de una nueva generación, los becarios pueden añadir valor a cualquier organización. El único problema es: ¿sabe cómo poner en marcha un programa de prácticas?
Si no es así, podemos ayudarle. En este artículo, vamos a describir todos los detalles, incluyendo:
- Beneficios a corto y largo plazo de los programas de prácticas
- Requisitos para los empresarios que acogen a becarios
- Métodos de contratación de becarios internacionales
- Papel de los patrocinadores en un programa de prácticas
- Consejos para la incorporación de becarios
Pero primero: ¿por qué iniciar un programa de prácticas?
¿Por qué iniciar un programa de prácticas?
Crear un nuevo programa de prácticas no es tarea fácil. Esto significa que el "por qué" de su empresa tiene que estar en el primer plano de la conversación, para que todo el equipo esté a bordo y trabaje duro para que el programa se haga realidad.
Su "por qué" debe incluir ventajas específicas de la empresa. Sin embargo, también hay una serie de ventajas más generales que todos los programas de prácticas pueden generar. A continuación te las resumimos.
Ventajas a corto plazo de un programa de prácticas
Los programas de prácticas cuentan con una larga lista de beneficios a corto plazo. Entre ellos figuran:
- Mayor posibilidad de delegar
- Capacidad de tutoría y enseñanza
- Nueva perspectiva sobre los procedimientos y procesos de la empresa
Cómo dirigir un programa de prácticas: Delegar
Los becarios empiezan los programas con ganas de aprender y asumir nuevas responsabilidades. Por lo tanto, si hay un becario en su departamento, también hay muchas posibilidades de traspasarle algunas tareas.
Esto puede consistir en acompañar a un becario mientras rellena una base de datos o llama a un cliente potencial. También puede consistir en pedir a un becario que se encargue de las comunicaciones de algún departamento.
En resumen, los becarios quieren aprender haciendo, en lugar de sentarse a observar al equipo todo el día. Si hay una tarea de baja prioridad en tu plato, lo más probable es que un becario esté encantado de asumirla.
Cómo dirigir un programa de prácticas: Mentor
Además de aligerar el día a día, los programas de prácticas también brindan la oportunidad de ser mentor. Aunque la tutoría es gratificante en sí misma, también ofrece a los empleados oportunidades de:
- Ejercer y mejorar la capacidad de liderazgo
- Perfeccionar la capacidad de comunicación
- Aprender enseñando
- Construir su red mundial
Cuando un miembro del equipo tiene la oportunidad de desarrollar estas habilidades a través de un programa de prácticas de la empresa, toda la organización recoge los beneficios.
Cómo dirigir un programa de prácticas: Escuche
Durante un programa de prácticas, enseñarás, pero también aprenderás.
Los becarios de la Generación Z crecieron en Internet y sus competencias digitales no han hecho más que crecer a lo largo de la pandemia. Incluso si tu equipo es muy experto en tecnología, es probable que un becario se dé cuenta de dónde se pueden agilizar, automatizar o mejorar los procesos.
Escuchar los consejos de los becarios puede aumentar su productividad mientras trabajan. Además, si decides poner en práctica sus ideas a largo plazo, su visión mejorará el flujo de trabajo mucho más allá de la fecha de finalización del programa.
Beneficios a largo plazo de un programa de prácticas
Las prácticas también ofrecen muchas ventajas a largo plazo; la más notable, la creación de un canal de contratación internacional que conectará a su empresa con talentos de todo el mundo en los años venideros. La contratación de un grupo de becarios puede ayudar a su equipo a asegurarse de que está incorporando nuevo personal que encajará con el equipo existente.
Un embudo global de captación de talento puede beneficiar a su empresa durante años.
Aunque lanzar un programa de becarios requiere trabajo, riesgo y visión de futuro, también exige que las empresas adopten un enfoque proactivo de la contratación.
Con demasiada frecuencia, los vacíos entre las contrataciones dejan a los miembros actuales del equipo luchando por suplir las carencias. Esto puede ser viable durante unos días, pero no a largo plazo, así que ¿cómo puede su empresa cerrar estas brechas de empleo?
Recurrir a un grupo de becarios de probada eficacia es una buena opción y una práctica habitual.
La National Association of Colleges and Employers (NACE) informó de que la mayoría de los empleadores encuestados en un sondeo de 2015 afirmaron que encuentran contrataciones de nivel inicial a tiempo completo a través de sus programas de prácticas.
El proceso es sólido; después de contratar a un becario y trabajar con él durante 6-12 meses, su equipo tendrá una buena idea de si encajará en la estructura de su empresa a tiempo completo. Se trata de un proceso de bajo riesgo, ya que:
- Los becarios cuestan menos que los contratados a tiempo completo
- Los becarios entienden que participar en un programa no garantiza un puesto a tiempo completo
- Los becarios no están pensados para cubrir vacantes de empleo y no asumen tareas de alto nivel; si no encajan, su equipo no tendrá que apresurarse a asumir su carga de trabajo.
Cuando se trata de contrataciones internacionales, probar las aguas con unas prácticas es aún más beneficioso, ya que traer a alguien del extranjero requiere papeleo adicional.
Por último, un beneficio periférico -pero no por ello menos importante- de la contratación de becarios es la mejora del proceso de contratación.
A medida que su equipo aprenda a poner en marcha un programa de prácticas, el procedimiento de contratación se hará más hermético. Tanto si tiene previsto contratar personal a tiempo completo a partir de su grupo de becarios como si no, perfeccionar el proceso de selección, entrevista y contratación de candidatos será de gran utilidad para su empresa la próxima vez que se produzca una vacante.
Requisitos para dirigir un programa internacional de prácticas
Todo buen programa de prácticas debe cumplir una serie de requisitos. Uno de ellos son los empleadores cualificados y fiables. Por eso, en Global Internships, pedimos que nuestras empresas de acogida cumplan algunos requisitos razonables antes de empezar a contratar a becarios.
¿Qué es un Sponsor de visados J-1?
Muchos de estos requisitos de las empresas tienen que ver con la relación entre los patrocinadores y las empresas de acogida. Los patrocinadores (como nosotros) son entidades designadas por el Departamento de Estado de EE.UU. que respaldan a las personas que solicitan visados en ese país.
Los patrocinadores examinan a los solicitantes, ayudan a ponerlos en contacto con los programas, proporcionan documentos cruciales a lo largo del proceso de obtención del visado y prestan apoyo de emergencia durante la estancia de los titulares del visado en Estados Unidos.
En Intrax Global Internships , nuestra especialidad es trabajar con personas que buscan visados de Visitante de Intercambio (J-1). Los visados J-1 permiten a los extranjeros realizar diversos programas en EE.UU. (incluidas prácticas) durante periodos variables, pero generalmente no superiores a 18 meses. El visado no es un paso en el proceso de inmigración, sino más bien una oportunidad para el intercambio cultural y el desarrollo profesional global.
Comunicación con los patrocinadores del visado J-1
Como posible empresa de acogida, los patrocinadores serán un recurso inestimable para usted en:
- Garantizar la legalidad de su programa
- Validar que los becarios que contrata tienen la experiencia adecuada, los conocimientos lingüísticos apropiados y están preparados para el programa.
- Apoyar a los becarios en caso de que surjan problemas con el visado durante su estancia en EE.UU.
A lo largo de un programa de prácticas, la relación entre los patrocinadores y las organizaciones de acogida es mutuamente beneficiosa. Los patrocinadores se ocupan de los aspectos legales. Las organizaciones de acogida ofrecen unas prácticas de calidad. Para que todo funcione a la perfección, exigimos que las empresas de acogida con las que trabajamos:
- Comunícanos cualquier cambio que introduzcas en el plan de prácticas aprobado
- Póngase en contacto con nosotros inmediatamente si se produce una emergencia que afecte a un interno
- Cumplir las normas y reglamentos de la empresa anfitriona (que figuran a continuación)
Un programa de prácticas de calidad
En Prácticas Globales, nos comprometemos a poner en contacto a nuestros posibles titulares de visado con experiencias de primer nivel. Por eso, además de comunicarnos regularmente con los patrocinadores del visado, pedimos a las empresas de acogida:
- Supervisar a los becarios
- Mentor de becarios
- Poner a disposición de los becarios personal formado, equipos y recursos pertinentes.
- Cumplir las leyes y reglamentos pertinentes
Las prácticas son trabajos, pero también experiencias de aprendizaje. Por eso esperamos que las empresas de acogida creen y ofrezcan actividades estructuradas para enriquecer la experiencia. Hay varias formas de hacerlo. Su empresa puede optar por que los becarios roten por varios departamentos para que tengan la oportunidad de aprender una amplia variedad de tareas y procesos. También puede ofrecer formación en el aula o en el puesto de trabajo. Por último, puede invitar a los becarios a asistir a conferencias relevantes con sus compañeros de trabajo.
Restricciones del programa de prácticas
Entendemos que los becarios pueden participar en una enorme variedad de programas. Puedes representar a una empresa de hostelería o a una startup tecnológica. Aunque permitimos flexibilidad en las tareas de las prácticas en función del campo, hay algunas restricciones impuestas por el gobierno que vamos a presentar aquí.
En primer lugar, los becarios con visados J-1 no pueden trabajar en la aviación, realizar trabajos ocasionales ni ocupar puestos que puedan repercutir negativamente en el Departamento de Estado.
Tampoco pueden atender a niños, ancianos o pacientes. Esto significa que, en general, no pueden trabajar en guarderías, residencias de ancianos ni hospitales.
Dado que las prácticas se centran en el desarrollo profesional y el crecimiento profesional, los programas de prácticas no pueden incluir más de un 20% de trabajo administrativo. Básicamente, los becarios no pueden trabajar como auxiliares administrativos.
Por último, si organizas unas prácticas de hostelería y turismo, debes incluir al menos tres rotaciones en el programa. No hay una única forma de hacerlo, así que puedes adaptar las rotaciones a tus necesidades.
Por ejemplo, los becarios pueden pasar por tres departamentos diferentes a lo largo del programa. Otra posibilidad es que las prácticas incluyan tres fases funcionales distintas dentro de un mismo departamento.
Cómo poner en marcha un programa de prácticas:
¿Estás listo para poner en marcha un programa de prácticas? ¿No sabes por dónde empezar? Te guiaremos paso a paso y te explicaremos cómo podemos ayudarte como sponsor de visados J-1.
La cronología básica es:
- Asóciate con un sponsor
- Contratación global
- Becarios a bordo
1: Colaborar con un Sponsor
Como explicamos anteriormente, los patrocinadores son un componente necesario de todo proceso de solicitud de visado J-1. Preparan a los Visitantes de Intercambio para viajar al extranjero, los guían a través de todo el papeleo necesario para obtener un visado y los controlan durante el programa. Dado que estas entidades son fundamentales para el éxito de cualquier programa internacional de prácticas, es importante encontrar y elegir bien a los patrocinadores.
En Intrax, apoyamos a las empresas de principio a fin. Esto significa que nosotros:
- Proporcionar a las empresas anfitrionas los mejores talentos
- Proporcionar asistencia en materia de visados (desde la expedición del DS-2019 hasta el intercambio de consejos para las entrevistas).
- Conectar a los becarios con los seguros
- Evaluar el dominio del inglés
- Controlar y proporcionar apoyo de emergencia durante el programa
- Supervisar el cumplimiento de la legislación durante las prácticas
Si decides trabajar con nosotros como sponsor un programa de prácticas internacionales, puedes estar tranquilo, ya que contamos con décadas de experiencia en el envío de personas al extranjero.
¿Por qué trabajar con nosotros? Estudios de caso de programas de prácticas
Nuestros clientes corporativos alaban sistemáticamente nuestros procesos y a los becarios que les enviamos. El agradecimiento es mutuo: siempre nos impresiona la organización, dedicación y energía de las empresas de acogida.
A continuación, te presentamos algunas de las organizaciones con las que colaboramos para que te hagas una idea de cómo es asociarse con nosotros como sponsor.
Equilar: Conecta con fantásticos becarios
Equilar es un excelente proveedor de datos de ejecutivos. De hecho, es el proveedor número 1 de datos de ejecutivos, ya que proporciona información sobre más de 500.000 ejecutivos y miembros de consejos de administración a más de 1.000 clientes de empresas públicas y privadas.
La diversidad es uno de los principios clave de Equilar, y la puesta en marcha de un programa internacional de prácticas les permite movilizar este valor.
Megan Lum, responsable de Recursos Humanos, comparte que los becarios de Intrax con los que trabaja Equilar "han tenido todos una ética de trabajo fantástica, una actitud positiva y la voluntad de apoyar a nuestra empresa en casi cualquier área".
El programa de prácticas de Equilar no sólo está directamente relacionado con su objetivo de promover la diversidad racial, étnica y de género en los consejos de administración de todo el mundo, sino que también les proporciona fantásticos talentos para impulsar la empresa.
Omnium: Reciba excelentes recursos de formación
Omnium es una empresa fundada por licenciados de la Universidad de Waterloo que se especializa en la estrategia de salida al mercado y la optimización de ventas para empresas de bienes de consumo. Omnium está plenamente comprometida con la creación de programas de prácticas y tutoría de calidad para estudiantes dispuestos a desarrollar habilidades en un entorno de trabajo real.
En Intrax Global Internships, ofrecemos asistencia en materia de visados J-1 al equipo de Omnium, desde la gestión de los seguros hasta las cuestiones relacionadas con la seguridad social. Además, impartimos formación a los participantes en programas de intercambio que sponsor, algo que el director general de Omnium, John Valeriote, ha calificado como «un factor diferenciador clave en el ámbito de las prácticas internacionales con visado J-1».
Nuestro programa de formación impulsó al equipo de Omnium a mejorar la gestión de sus programas de prácticas, aumentando el valor para todos los equipos.
Robinhood: Navegar por la burocracia con facilidad
Robinhood es una empresa de tecnología financiera con un programa de movilidad global que se prevé que crezca un 100% en el próximo año.
Trabajamos con Robinhood como una ventanilla única para sus necesidades de visado: proporcionamos visados y supervisión legal a los becarios, nos aseguramos de que todos los visitantes de intercambio estén asegurados médicamente y hacemos un seguimiento de los equipos para comprobar si el programa ha tenido éxito.
Por encima de todo, el equipo de Robinhood aprecia que no compliquemos el ya de por sí confuso asunto de trabajar en Estados Unidos con un visado.
Amy Jennison, Directora del Programa de Movilidad Global de Robinhood, afirmó que "Intrax ofrece un proceso sencillo entre nosotros, los compradores, y nuestros estudiantes, con una comunicación y un servicio al cliente excelentes. Este es un proceso complejo y ellos son proactivos donde muchos en su categoría de negocio no lo son."
2: Reclutamiento global
Llevamos años haciendo esto y, por lo tanto, contamos con una sólida red de socios en todo el mundo en los que confiamos para que nos pongan en contacto con talentos cualificados. Aprovechando esta red, trabajamos con las empresas para encontrar candidatos que se ajusten a sus necesidades.
No importa en qué sector se encuentre, probablemente podamos encontrarle un gran candidato. Trabajamos con empresas en:
- Arte; Cultura
- Hostelería; Turismo
- Información; Medios; Comunicaciones
- Gestión; Empresa; Comercio; Finanzas
- Administración Pública; Derecho
- STEM; Ocupaciones industriales
Sea lo que sea lo que busque su equipo, podemos encontrarle un becario que satisfaga sus necesidades con las aptitudes pertinentes.
3: Becarios a bordo
Una vez que su equipo contrate a un becario, trabajará con él para crear un Plan de Prácticas. Esto es beneficioso para su equipo y un paso necesario en el proceso de solicitud de visado.
El Plan de colocación en prácticas se presenta en un formulario llamado DS-7002. El formulario solicita información básica de la empresa, incluyendo:
- Número de identificación patronal
- El número de horas que los becarios trabajarán a la semana (el mínimo es 32)
- Información sobre la póliza de accidentes laborales (si procede)
- Número de empleados a tiempo completo en la empresa
- Ingresos anuales
Una vez hecho esto, tendrás que crear el plan de prácticas. No es necesario que sea extenso, pero debe incluir:
- El papel del becario en la empresa
- Los departamentos en los que trabajarán
- Las tareas específicas que asumirán
- Las actividades culturales en las que la empresa de acogida implicará al becario
Si tiene dificultades para rellenar este formulario, puede ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.
Aunque proporcionamos formación previa a la partida a todos nuestros visitantes de intercambio, es tarea de la empresa de acogida incorporar a los becarios. Para que este proceso sea un éxito:
- Envíe a los becarios la agenda de incorporación antes de que lleguen
- Configurar las cuentas del becario (correo electrónico, etc.) antes de su llegada.
- Fomentar las preguntas
- Acérquese a los becarios con una actitud acogedora
Ofrecer una experiencia de prácticas de calidad
Los becarios globales viajan a Estados Unidos para desarrollarse profesionalmente, pero también para realizar un intercambio cultural.
Esto significa que los programas de éxito integran a la perfección ambas experiencias. En el trabajo, los miembros del equipo deben dar a los becarios la oportunidad de asumir nuevas responsabilidades y aprender los entresijos de los distintos departamentos. Fuera del trabajo, cuando proceda, los miembros del equipo deben incluir a los becarios en salidas culturales.
¿Se celebra próximamente una gala benéfica en un museo local? Su becario debería recibir una invitación. Lo mismo ocurre con las entradas de empresa para un partido de béisbol o cualquier otra experiencia cultural enriquecedora.
Centrarse en el intercambio cultural contribuye al éxito del programa y a la satisfacción del becario. Si envía a su becario contento con el programa, deja la puerta abierta a posibles contrataciones futuras y aumenta sus posibilidades de encontrar más talentos internacionales a través del boca a boca.
La puesta en marcha de un programa de prácticas de éxito puede dar el pistoletazo de salida a todo, desde el reconocimiento mundial del nombre de la empresa hasta la mejora de los procesos cotidianos.
Para más información sobre cómo poner en marcha un programa de prácticas, puede ponerse en contacto con nosotros.
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