Die COVID-19-Pandemie und die daraus resultierende weit verbreitete Fernarbeit waren für Menschen auf der ganzen Welt eine große Umstellung. Wir alle können uns glücklich schätzen, dass wir nicht zu den vielen gehören, die ihren Arbeitsplatz verloren haben, aber das bedeutet nicht, dass der Übergang zu einer so veränderten Arbeitsform einfach war.
Für neue Mitarbeiter und Praktikanten war der Wechsel besonders schwierig. Die Einarbeitung in einem Unternehmen ist für alle schwieriger, wenn sie nicht im selben Raum mit ihren Mentoren oder Führungskräften sitzen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Praktikanten weiterhin produktive, vernetzte Mitglieder Ihres Teams sind, bedarf es lediglich einiger neuer Strategien und einer gewissen Vorausplanung. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre Praktikumsprogramme so vorteilhaft wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten, auch wenn Sie Ihre Praktikanten nur über einen Bildschirm kennenlernen.
1. Mehr Menschen einbeziehen
Verschweigen Sie Ihr Praktikum nicht und reden Sie mit den bestehenden Mitarbeitern darüber. Wenn Sie wollen, dass sich Ihre Praktikanten wirklich als Teil des Unternehmens fühlen, müssen Sie den Rest des Unternehmens mit ins Boot holen.
Begeistern Sie alle für die neuen Praktikanten. Machen Sie eine lustige Ankündigung, loben Sie ihre Qualifikationen und Leistungen und sprechen Sie über die neue Perspektive, die sie mitbringen werden.
Sie können Ihre Praktikanten auch bitten, eine kurze Nachricht über sich selbst und ihre Interessen zu verfassen und diese Nachricht dann in Ihre Ankündigungs-E-Mail aufzunehmen. Auf diese Weise lernt jeder die neuen Praktikanten kennen, so dass sie sich wie jedes andere Teammitglied fühlen.
2. Nehmen Sie sich Zeit für Nettigkeiten
Die plötzliche Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus hat zu einer häufigen Beschwerde geführt: Die Arbeitnehmer vermissen oft die kleinen Gespräche am Wasserspender und den kurzen Austausch mit ihren Kollegen. Das kann dazu führen, dass man sich isoliert und von seinem Team abgekoppelt fühlt. Noch schlimmer ist es für neue Mitarbeiter, die noch keine Gelegenheit hatten, mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten.
Schaffen Sie in den Terminkalendern Ihrer Mitarbeiter und Praktikanten Zeit für ein wenig Geplauder. Richten Sie zum Beispiel ein virtuelles "Water Cooler Meeting" ein, bei dem sich die Mitarbeiter ganz zwanglos über alles Mögliche unterhalten können, nur nicht über die Arbeit. Auf diese Weise können sich alle kennenlernen und Ihre Praktikanten fühlen sich ihren Teams stärker verbunden.
Achten Sie jedoch darauf, dass dies Teil der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ist. Wenn Sie sie bitten, ihre persönliche Zeit zu opfern, werden sie wahrscheinlich weniger interaktiv sein, weil sie einfach nur die Uhr ablaufen lassen und in ihre Freizeit zurückkehren wollen. Diese Chats sind eine Investition in Ihre Arbeitskultur und in die Zusammenarbeit Ihrer Teams, daher sind sie für die Arbeitszeit geeignet.
3. Verwenden Sie ein Buddy-System
Es ist toll, wenn ein ganzes Team bereit ist, Ihre neuen Praktikanten zu unterstützen, aber es kann überwältigend sein, wenn zu viele Leute darauf warten, zu helfen. Weisen Sie stattdessen jedem Praktikanten einen "new hire buddy" zu.
Dieser "Buddy" sollte der Ansprechpartner für den Praktikanten sein, um das Unternehmen kennen zu lernen. Er kann sie über alle allgemeinen Protokolle informieren, sowohl formell als auch informell. Er kann den Praktikanten helfen, das Unternehmen kennenzulernen, und sie mit anderen Personen bekannt machen, die gute Freunde werden könnten.
Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen gewählte Buddy wirklich die Kultur Ihres Unternehmens verkörpert. Diese Person wird in vielerlei Hinsicht bestimmen, wie sich Ihr Praktikant in seinem neuen Arbeitsumfeld fühlt, daher sollten Sie darauf achten, dass ihr Einfluss positiv ist. Um den Kontakt zu halten, bitten Sie sie um ein regelmäßiges Treffen, z. B. einmal in der Woche.
4. Zeit mit verschiedenen Teams einrichten
Ihre Praktikanten sollten jeweils ein bestimmtes Team haben, mit dem sie zusammenarbeiten, aber jedes Unternehmen braucht eine gesunde Zusammenarbeit, um sein Bestes zu geben. Um Ihren Praktikanten zu helfen, andere Teams kennenzulernen und ihre Zusammenarbeit zu fördern, sollten Sie Treffen mit verschiedenen Teams organisieren.
Führen Sie Ihre Praktikanten insbesondere in Teams ein, die mit ihren eigenen Aufgaben in Verbindung stehen. Ein UX-Praktikant sollte zum Beispiel die Backend-Entwickler, die Entwicklungsabteilung usw. kennenlernen. Sie brauchen nicht unbedingt ein Treffen mit Ihren Buchhaltern oder Kundendienstteams.
Halten Sie diese Treffen zwanglos und etwas informell. Sie sollten eher dem "Kennenlernen" dienen als detaillierten Arbeitsbesprechungen.
5. Wählen Sie interaktive Onboarding-Materialien
Wenn Sie einen neuen Praktikanten oder Mitarbeiter im Büro einarbeiten, kann die einfache Tatsache, dass er sich in der Kultur Ihres Unternehmens befindet, dazu beitragen, dass er engagiert bleibt. In dieser Umgebung können Sie vielleicht mit trockenen, passiven Einführungsmaterialien wie schriftlichen Handbüchern auskommen.
In einer entfernten Umgebung müssen Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen, damit sich Ihre Praktikanten engagiert fühlen und einen besseren Eindruck von Ihrem Unternehmen bekommen. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihren Einführungsprozess praxisnaher, interaktiver und ansprechender gestalten.
Entscheiden Sie sich z. B. für eine praktische Unterweisung mit den Teammitgliedern Ihrer Praktikanten oder neuen Mitarbeitern für einen größeren Teil des Einarbeitungsprozesses. Verwenden Sie Videos mit aktiven Übungen anstelle von schriftlichen Handbüchern.
6. Bindung mit anderen Neuankömmlingen schaffen
Ganz gleich, wie freundlich Sie und Ihre Mitarbeiter sind, der Beginn eines neuen Praktikums ist immer mit Stress und Herausforderungen verbunden. Es kann helfen, wenn Ihre Praktikanten Verbindungen zu anderen haben, die in ihrer Situation sind.
Sie können ihnen dieses Geschenk machen, indem Sie eine Mitarbeiter-Ressourcengruppe (ERG) für Praktikanten und neue Mitarbeiter einrichten. Auf diese Weise fühlen sich die Praktikanten stärker mit dem Unternehmen verbunden, weil sie es mit anderen zusammen durchlaufen und nicht allein sind.
Richten Sie eine Gruppe ein, die sich regelmäßig trifft, vielleicht ein- oder zweimal im Monat, damit Praktikanten und neue Mitarbeiter ihre Herausforderungen besprechen, sich gegenseitig kennen lernen und Ratschläge austauschen können.
7. Um Feedback bitten
Ihre Praktikanten sind nicht nur da, um von Ihnen zu lernen; auch Sie können viel von ihnen lernen, wenn Sie sich bemühen, zuzuhören.
Bitten Sie sie zu verschiedenen Zeitpunkten während ihres Praktikums um Feedback. Holen Sie sich Feedback zum Praktikumsprogramm im Allgemeinen und zu Ihrem Remote-Onboarding-Prozess.
Auch wenn Ihre Praktikanten keine erfahrenen Fachleute sind, können sie Ihnen wertvolle Tipps geben, wie Sie die Abläufe im Unternehmen insgesamt verbessern können. Sie werden überrascht sein, was ein frischer Blick alles erkennen kann, also fragen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten.
Damit dies jedoch produktiv ist, muss sich der Praktikant wohl und sicher fühlen, wenn er Ihnen gegenüber ehrlich ist. Er muss sich auch sicher sein, dass sein Feedback ernst genommen wird, denn wenn das nicht der Fall ist, wird er nicht riskieren wollen, Sie zu verärgern, wenn es kein positives Ergebnis gibt.
Sie müssen diese Botschaft vom ersten Tag an vermitteln. Ehrlichkeit und kontinuierliche konstruktive Kritik sollten ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur sein.
8. Erwarten Sie eine längere Lernkurve
Jeder Praktikant hat eine gewisse Lernkurve. Es überrascht nicht, dass die Lernkurve länger ist, wenn man sich aus der Ferne einarbeiten muss.
Wenn ein Praktikant niemanden hat, der ihn Schulter an Schulter unterrichtet, stellt er vielleicht weniger Fragen oder hat es schwerer, die Anweisungen seiner Ausbilder zu verstehen. Passen Sie Ihre Erwartungen entsprechend an und haben Sie Geduld mit ihnen.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie Ihre Erwartungen oder Standards völlig aufgeben müssen. Es kann hilfreich sein, eine Checkliste für bestimmte Zeiträume zu erstellen. Sie können zum Beispiel eine Liste von Fähigkeiten erstellen, die Ihre Praktikanten nach 30 Tagen haben sollten, eine weitere nach 60 Tagen und so weiter. Vergewissern Sie sich, dass diese Listen für den Zeitplan eines Remote-Onboarding-Programms geeignet sind.
Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass diese Checklisten dazu dienen sollten, die Fortschritte Ihrer Praktikanten zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Sie sollten nicht dazu verwendet werden, einen Praktikanten abzuschreiben oder ihn als langsam lernend zu beurteilen.
9. Mehr Zeit für Einzelgespräche mit dem Manager
Einzelgespräche zwischen jedem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten sollten in jedem Unternehmen zur Routine gehören. Sie sind besonders wichtig, wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet, weil die Mitarbeiter nicht so oft und regelmäßig mit ihren Vorgesetzten in Kontakt treten können.
Verstärken Sie diese Bedeutung noch für Fernpraktikanten. Sie brauchen mehr Anleitung, weil sie neu in Ihrem Unternehmen und in der Arbeitswelt im Allgemeinen sind. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, die Zeitpläne Ihrer Manager so zu gestalten, dass sie häufiger oder länger Einzelgespräche mit Ihren Praktikanten führen.
Zum einen haben die Praktikanten so mehr Gelegenheit, alle Fragen zu stellen, die sie haben. Zum anderen können sich die Praktikanten so auch besser mit ihren Vorgesetzten vertraut machen. Sie fühlen sich stärker in Ihr Unternehmen eingebunden, können schneller Fragen stellen und haben mehr Selbstvertrauen, was ihre Leistung steigern kann.
10. Feiern Sie kleine Erfolge
Positive Bestärkung ist für alle Mitarbeiter von großer Bedeutung, aber für Fernpraktikanten können Sie sie verzehnfachen.
Erstens betreten Praktikanten ein sehr unbekanntes Terrain, so dass sie in Bezug auf viele Aspekte ihrer Arbeit unsicher sind. Sie wissen nicht, dass sie gute Arbeit leisten, es sei denn, Sie sagen es ihnen, und wenn Sie es tun, werden sie die gute Arbeit fortsetzen.
Zweitens wollen Sie eine Bindung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Praktikanten aufbauen, denn Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen, wenn sie sich mehr für ihre Arbeit engagieren. Positive Verstärkung gibt Ihrem Praktikanten das Gefühl, geschätzt zu werden, was zu einer positiveren Arbeitskultur führt.
Beziehen Sie auch den Rest des Unternehmens in den Erfolg Ihres Praktikanten ein. Versenden Sie E-Mail-Newsletter, in denen Sie die Leistungen und Meilensteine der Praktikanten loben. Vergessen Sie nicht, das Gleiche auch für Ihre erfahrenen Mitarbeiter zu tun.
11. Direkte Kooperationsprojekte in Betracht ziehen
Die meisten Menschen lernen besser, wenn sie eine Tätigkeit selbst ausführen, als wenn sie jemand anderem dabei zusehen. Gleichzeitig brauchen sie während des gesamten Prozesses Anleitung, um zu wissen, ob sie die Aufgabe richtig erledigen.
Um den Praktikanten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Eigeninitiative und Anleitung zu bieten, sollten Sie Projekte einrichten, bei denen sie direkt mit einem anderen Teammitglied zusammenarbeiten. Sie können dem Praktikanten zum Beispiel ein Projekt geben, ihn aber während der Arbeit per Videoanruf mit einem leitenden Angestellten verbinden.
Auf diese Weise kann der Praktikant einfach und schnell Fragen stellen und erhält sofortige Hilfestellung, so dass er nicht auf eine Antwort warten muss, bevor er weitermachen kann. Dadurch erhält das leitende Teammitglied auch einen Einblick in die Gedankengänge des Praktikanten, so dass es erkennen kann, wie es ihm beim Lernen besser helfen kann, und Fehler korrigieren kann, sobald sie auftreten.
12. Alte Traditionen abändern, nicht aufgeben
Als wir noch alle im Büro arbeiteten, gab es in vielen Unternehmen Traditionen und Routinen, um das Gemeinschaftsgefühl der Mitarbeiter zu stärken. Vielleicht haben Sie Ihre Teams einmal in der Woche zum Mittagessen eingeladen oder jedes Quartal eine Preisverleihung durchgeführt. Diese Art von Veranstaltungen kann dazu beitragen, dass sich Ihre Praktikanten mehr als Teil des Teams fühlen.
Jetzt, wo wir uns in einer entfernteren Welt befinden, sollten Sie diese Traditionen nicht aufgeben. Ändern Sie sie nur auf eine andere Weise. Sie können zum Beispiel immer noch eine virtuelle Preisverleihung abhalten, und Sie können Teamessen veranstalten, indem Sie eine bestimmte Zeit für die Teammitglieder reservieren, in der sie zu Mittag essen und sich über einen Videoanruf unterhalten.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Praktikanten aus der Ferne haben. Sie fühlen sich ohnehin schon wie ein Fisch auf dem Trockenen. Stellen Sie sich also vor, wie viel isolierender es wäre, wenn ihre Kollegen über all die lustigen Gruppenaktivitäten sprechen würden, die sie früher gemacht haben, an denen der Praktikant aber nicht teilnehmen konnte. Einfache Änderungen können Ihnen helfen, eine bessere Kontinuität zwischen Ihrer Bürokultur und der Kultur der Fernarbeit herzustellen.
Reibungsloses Onboarding Ihrer Fernpraktikanten
Unsere neue, plötzlich mehr virtuelle Welt ist für jeden von uns schwierig zu navigieren. Mit ein wenig Planung und Strategie können Sie jedoch dafür sorgen, dass die Erfahrungen Ihrer Fernpraktikanten für alle Beteiligten produktiver werden, unabhängig davon, ob der Rest des Teams vor Ort oder im Büro ist.
Die oben genannten Tipps können zwar hilfreich sein, aber auch die Suche nach dem richtigen Praktikanten ist von großer Bedeutung. Erfahren Sie mehr über unser internationales Praktikumsprogramm und darüber, wie wir Ihnen helfen können, mit erstklassigen Talenten auf der ganzen Welt in Kontakt zu treten.
